¿Qué son?
- Son carpetas especiales de Google Drive, tipo carpetas compartidas en una NAS, pero alcanzables desde cualquier sitio conectado a internet.
- Generan un espacio de colaboración, que permite almacenar, buscar y acceder a archivos en este espacio colaborativo y compartido, bajo una estructura o punto de ingreso común, a diferencia de una carpeta de google drive tradicional, donde si se comparte un archivo o carpeta no siempre es sencillo encontrar su ubicación.
- Son Carpetas “Organizacionales” no individuales. Los archivos que se almacenan en una unidad compartida pertenecen a un equipo de trabajo, no a un usuario específico. Aunque la cuenta de correo de algún usuario/a deje de estar vigente, los archivos que este usuario/a hubiese subido permanecerán (*) en la unidad compartida para que los demás colaboradores tengan acceso a la información almacenada en dicho repositorio.
(*)Si no han sido eliminados. - Poseen mecanismos de seguridad: A nivel de permisos. Además, solo los administradores pueden vaciar la papelera de reciclaje, minimizando el riesgo de pérdida de información accidental.
¿Cómo se organizan los permisos de quienes tienen acceso a una Unidad Compartida?
A cada Unidad Compartida se le debe asociar un administrador, esta será la persona responsable de a su vez dar acceso a otros colaboradores con distintos roles, a continuación se muestra un resumen de los permisos de los colaboradores dependiendo de su rol:
| Permiso | Administrador | Gestor de contenido | Colaborador | Comentador | Lector |
| Ver contenido | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
| Comentar contenido | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | |
| Editar contenido | ✔ | ✔ | ✔ | ||
| Crear, subir contenido | ✔ | ✔ | ✔* | ||
| Compartir, quitar usuarios | ✔ | ✔ | ✔ | ||
| Restaurar archivos (papelera 30 días) | ✔ | ✔ | ✔ | ||
| Mover archivos (Mi unidad u otra unidad compartida) | ✔ | ✔ | ✔ | ||
| Eliminar contenido | ✔ | ✔ | |||
| Mover contenido dentro de una unidad compartida | ✔ | ✔ | |||
| Compartir, quitar usuarios en carpetas de una unidad compartida | ✔ | ✔** | |||
| Mover contenido entre unidades compartidas | ✔ | ||||
| Añadir o quitar miembros en la unidad compartida | ✔ | ||||
| Cambiar los niveles de acceso de miembros | ✔ | ||||
| Eliminar definitivamente archivos de la papelera (antes de 30 días) | ✔ |
¿Qué elementos de gestión tiene el administrador de Unidad Compartida?
- Organizar la información en carpetas, en las que puedes incluir miembros con sus respectivos roles.
- Administrar y revisar la información del uso (espacio) agregado de la unidad compartida.
- Revisar a quienes se le ha dado acceso, ya sea a la unidad compartida o sus carpetas.
- Dentro de las carpetas se listan los archivos de igual forma que en google drive, por lo que puedes usar las mismas herramientas de búsqueda, orden por tamaño, etc.
- Ver la actividad ejecutada en la unidad compartida, quién agregó, movió, editó. eliminó una elemento (carpeta, documento) entre otros.
¿Dónde puedo encontrar más información sobre las Unidades Compartidas?