DSTI ha puesto a disposición de la comunidad universitaria un nuevo sistema de envío de correos masivos, el cual se alinea con lo indicado en la ley de protección al consumidor y en la política de envío de avisos promocionales o publicitarios de la Universidad de Chile.
Dentro de las funciones más relevantes de esta nueva plataforma, está la habilitación de la opción Desuscribir a la recepción de correos, en caso que algún usuario ya no esté interesado en dicho mensaje o pueda ser calificado como no deseado.
Además, con ello, se busca hacer más efectivas las campañas informativas institucionales y además se evitan incumplimientos a la ley del Consumidor (ref: https://www.bcn.cl/leyfacil/recurso/spam)
¿Quiénes pueden usarlo?
Todos los académicos y funcionarios (con nombramiento vigente) de la Universidad de Chile, que cuenten con un correo UChile.
De las normas permitidas
Cada solicitud de envío de boletín, ya sea promocional o publicitario, deberá cumplir con las siguientes características:
- El diseño no deberá ser mayor a 800 pixeles de ancho.
- El diseño del mensaje deberá ser exclusivamente en formato HTML.
- El peso total del html (texto e imágenes) no deberá superar los 400 Kb.
- Se deberá utilizar sólo tipografía o fuentes estándar, como por ejemplo: Arial, Helvetica, Tahoma, Times Roman, Georgia, entre otras.
- Se deberá mantener una relación simétrica entre texto e imagen para el cuerpo del mensaje. Un mensaje no podrá tener más de 70% en imágenes y el texto deberá ser a lo menos el 30% restante.
- La solicitud de envío de boletines no podrá ser calendarizada por un periodo superior a una semana. Es decir, no se recibirán tickets solicitando enviar un correo programado durante los meses siguientes a recibido el ticket.
- Se permitirá una única lista de distribución por cada boletín, es decir no se crearán diferentes listas o combinaciones de destinatarios (por ejemplo una lista para académicos/alumnos y otra para alumnos/funcionarios).
- No se permitirá la creación de listas personalizadas o con direcciones externas a la Universidad de Chile.
De la información obligatoria por ley
Adicional a estos requisitos técnicos, los mensajes enviados siempre deberán:
- Indicar la MATERIA o ASUNTO (subject) CLARAMENTE, y no deberán dar lugar a confusión.
- Identificar claramente al REMITENTE con al menos: facultad u organismo que envía el mensaje, departamento o unidad, teléfono de contacto, correo electrónico y dirección postal.
- Incluir siempre una FORMA EFECTIVA DE DES-SUSCRIPCIÓN, ya sea automática para el usuario o respondiendo el correo y solicitando la eliminación de las listas de envíos.
De las listas transversales de envío
Para solicitar cualquier envío, el responsable deberá establecer previamente su respectiva lista de distribución (las que serán visibles para quien se quiera de-suscribir o suscribir). También deberá asignar un nombre a la campaña respectiva. Un ejemplo de lo anterior sería:
Nombre campaña: ”Prensa Uchile”
Nombre lista distribución: ”Prensa Uchile”, la cual contiene previamente inscritos por ejemplo a: alumnos pre-grado y post-grado, académicos, funcionarios y personal de colaboración.
El nombre de campaña, se refiere al boletín o correo masivo que envía el organismo, siendo necesario que se muestre claramente para su identificación. De esta forma, el usuario que desea des-suscribirse, podrá encontrar el mensaje de manera sencilla y rápida dentro de la página de preferencias.
La lista de distribución corresponde al grupo de destinatarios o público objetivo al que están dedicados los mensajes, elaborado a partir de listas corporativas, que son actualizadas cada 15 días.