• A contar de diciembre los equipos de trabajo de facultades, institutos y unidades podrán adquirir almacenamiento compartido de hasta 3 TB de información.

Gracias a un convenio entre la Vicerrectoría de Tecnologías de la Información de la Universidad de Chile y la empresa Google es posible aumentar el espacio de almacenamiento de los equipos de trabajo en la Universidad, facilitando el acceso y la gestión colaborativa de información. Estas carpetas virtuales, similares a los sistemas de almacenamiento en red (NAS), permiten almacenar, organizar y acceder a datos de manera centralizada.

Las Unidades Compartidas son espacios de almacenamiento en Google Drive que no están vinculados a un usuario individual, sino a un equipo u organización. Los datos que se almacenan en estos espacios son de propiedad de la organización y permiten que las y los integrantes del organismo universitario guarden y accedan a la información de uso común.  Esto asegura que los archivos permanezcan disponibles incluso si alguien abandona el equipo. Además, ofrecen funciones de seguridad avanzadas, como permisos específicos por usuario y la capacidad de auditar la actividad realizada en ellas.

El tamaño inicial de cada unidad es de 1 TB, ampliable hasta un máximo de 3 TB en incrementos de 500 GB. Además, no existe un límite en la cantidad que puede adquirir un organismo.

El manejo de las Unidades Compartidas está diseñado para garantizar la eficiencia y seguridad en su uso:

• Roles específicos: Cada usuario puede tener un rol definido, como administrador, editor o lector. Los administradores tienen acceso total para gestionar el contenido, permisos y monitorear la actividad.
• Auditoría y control: Es posible revisar quién ha agregado, movido, editado o eliminado archivos, permitiendo un seguimiento detallado de las acciones realizadas.
• Seguridad de datos: Los administradores son los únicos que pueden vaciar la papelera de reciclaje, reduciendo el riesgo de eliminación accidental de archivos importantes.
• Estructuración flexible: Los administradores pueden organizar la información en carpetas según las necesidades del equipo, asignando permisos específicos a cada subcarpeta o documento.

La adquisición de Unidades Compartidas está abierta a todos los organismos interesados y debe ser gestionada por el responsable de TI del organismo a través de la mesa de ayuda.

• Flexibilidad: Es posible ajustar el tamaño de almacenamiento o dar de baja el servicio, aunque esto puede implicar costos adicionales.
• Inicio del servicio: Requiere datos del administrador asignado, como nombre, correo institucional y el formato predefinido del nombre de la unidad compartida.

Entre los beneficios de usar estas unidades se cuenta: 

• Colaboración eficiente: Todos los miembros del equipo tienen acceso a un espacio común, simplificando el trabajo en grupo.
• Seguridad robusta: Permisos personalizados y un control más estricto de la papelera minimizan el riesgo de pérdidas accidentales.
• Propiedad de la información de carácter Organizativa, no individual: permite al organismo o unidad almacenar de forma común y estructurada, el contenido preservando su propiedad.
• Escalabilidad: Los organismos pueden solicitar tantas UCs como necesiten y ampliar el almacenamiento según sus requerimientos.
• Monitoreo continuo: La actividad dentro de las UCs queda registrada, permitiendo una supervisión efectiva de los procesos.

Esta nueva opción representa una solución práctica para las organizaciones que buscan optimizar la gestión de sus datos y mejorar la colaboración digital en un entorno seguro y centralizado.

Por Rodrigo Mundaca

VTI UChile habilita Unidades Compartidas en Google Workspace hasta 3TB