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Para las y los alumnos la actualización del nombre demora menos de cinco días en estar listo. Para los titulados se necesita un paso extra.
La Dirección de Datos desarrolló un sistema que permite la actualización de datos personales de las y los estudiantes, académicas/os y funcionarios/as de la Universidad de Chile. Este proceso, que se realiza a través de un formulario en línea, permite modificar información clave como nombres, apellidos, sexo legal y fecha de nacimiento. El trámite es simple y puede estar listo en cinco días hábiles.
El procedimiento es sencillo. Las y los estudiantes, así como los funcionarios/as y académicas/os deben ingresar al portal https://mi.uchile.cl/, hacer click en la sección “Actualizar mis datos personales” y seguir las instrucciones. En el caso de los egresados y titulados el proceso incluye un paso adicional. Deberán informar a la Oficina de Títulos y Grados para que se realicen los ajustes necesarios en sus documentos académicos. Aunque la emisión de nuevos certificados o diplomas no es obligatoria, la universidad recomienda al menos la obtención de un nuevo certificado para mantener la consistencia con los documentos de identidad actualizados.
Para confirmar la identidad se pueden utilizar la cédula de identidad chilena y el certificado de nacimiento (sólo para personas de nacionalidad chilena), ambos documentos entregados por el Servicio de Registro Civil. Los extranjeros que hayan cambiado su nombre legal después de inscribirse en la Universidad deben ingresar una fotografía de su pasaporte. Es el caso de los estudiantes de brasil, por ejemplo, quienes usan primero el apellido de la madre..
Es importante destacar que si un o una solicitante utiliza su cédula de identidad debe borrar el número del documento.
La líder del proyecto e ingeniera de la Dirección de Datos, Paz Henríquez, explicó que mediante este proceso, “la Universidad de Chile busca garantizar que la actualización de datos personales sea eficiente, claro, oportuno y cumpla con las normativas legales vigentes. Para ello, es necesario establecer un marco unificado que permita actualizar datos personales, facilitando la gestión de la información. Ahí es donde entra el nuevo formulario único de solicitud de actualización de datos personales, que no solo asegura la consistencia y precisión de los datos entre las diferentes unidades y sistemas de la universidad, sino que también optimiza los trámites y mejora la experiencia de toda la comunidad universitaria, reflejando correctamente la identidad legal de cada uno de sus miembros”.
El director de la Oficina de Titulos y Grados, Osmar Valdebenito, informa que “una vez aprobado el cambio, éste se reflejará automáticamente en los nuevos certificados emitidos digitalmente a través del portal certificados.uchile.cl. Si no han solicitado dos o más certificados durante el año, los certificados con los datos actualizados serán gratuitos. En cuanto a la emisión de nuevos diplomas físicos, ésta podrá realizarse con costo y deberá solicitarse a través del correo titulosygrados@uchile.cl. Si la actualización de datos personales incluye la rectificación del sexo registral, también se podrá solicitar la corrección del título o grado para que coincida con dicho sexo”.
Una vez que el o la interesada ingresa el formulario se envía la información a las Direcciones de Pregrado o Postgrado, en el caso estudiantil y la Oficina de Titulos y grados para los egresados/as . Para los académicos/as o funcionarios/as los datos ingresan el sistema de la Unidad de Personal y Remuneraciones de la Dirección de Finanzas y Administración Patrimonial. Una vez que se procesa la información se modifican las bases de datos AUCAI y UCampus.
Los o las graduadas de la universidad deben iniciar el trámite mediante un correo a mesadeayuda@uchile.cl.
Es importante destacar que este proceso de actualización no afecta automáticamente todos los aspectos de la identidad digital del usuario dentro de la universidad. Por ejemplo, si una persona ha sido previamente autorizada a usar un nombre social, este no se modificará automáticamente con el cambio de nombre legal. Asimismo, las cuentas de Pasaporte y los correos institucionales no se actualizan de forma instantánea con este trámite. En ese caso, es necesario solicitar la actualización mediante la mesa de ayuda.
Del mismo modo la emisión de una nueva Tarjeta Universitaria Inteligente (TUI) no está incluida en el proceso de actualización de datos. Los estudiantes que requieran una nueva TUI con su información actualizada deberán solicitarla por separado a través de la Mesa de Ayuda de la universidad.
Este nuevo sistema asegura que la información personal esté al día en los registros de la institución, facilitando así una gestión más eficiente y precisa.
Para el Director de la Oficina de Títulos y Grados, “es fundamental que la comunidad universitaria cuente con mecanismos ágiles y sencillos para actualizar su información personal. De este modo, no solo mejoramos los procesos de atención, sino que también avanzamos en reflejar de manera más precisa las identidades de quienes integran nuestra institución”.
Por Rodrigo Mundaca
