• Firma digital avanzada, documentos electrónicos válidos y legales son sólo un par de ejemplos de cómo la tecnología está funcionado al servicio de las personas y las instituciones.

El estándar de velocidad de transmisión de los archivos digitales es de menos que un suspiro. Para descargar los textos de dos de las leyes fundamentales para la modernización estatal (sobre Documentos Electrónicos y la de Transformación Digital) hay que esperar sólo 0.014 segundos. Esa rapidez, trazabilidad, eficiencia y confianza hacen que el soporte de la administración pública sean documentos digitales.

“En rigor, el mejor término es “documentos válidos”, y según la ley 19.799 -sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación de Dicha Firma- el documento electrónico original es el oficialmente válido. En general, todo tiene que avanzar a electrónico de modo seguro y amigable, resguardando respaldo y acceso, pero la ley 21.180 -de Transformación Digital del Estado- dice que el soporte de la administración pública es legalmente el formato electrónico”, aclara el director de la Secretaría de Gobierno Digital, José Inostroza. 

En este primer cuarto del Siglo XXI los papeles son escasos y ya no se puede mirar si hay tinta en la rúbrica. Así que si necesita saber si la firma de un documento contiene una Firma Electrónica Avanzada, FEA, puede ingresar al portal https://ceropapel.uchile.cl/ y usar el Analizador de Firmas una herramienta desarrollada por la Universidad de Chile y que permite comprobar si un documento contiene firma electrónica avanzada y si no ha sido modificado. 

“La solución señalada es un gran paso hacia una gestión inteligente y mucho más ágil. Buena parte de los problemas de la lentitud de la gestión se debe al trabajo en papel y en procesos no óptimos. La Universidad de Chile ha sido pionera en diversas soluciones tecnológicas y puede ser un gran referente no solo para otras universidades estatales, sino que también para el resto de la administración pública”, comenta el director.

Certificar es una de las tantas acciones necesarias dentro de la Transformación Digital, comenta el vicerrector de Tecnologías de la Información, José Correa, “el resto es revisar los procesos para hacerlos más eficientes e integrados de acuerdo con las necesidades de la Universidad. El desafío institucional es integrar y hacer servicios administrativos más eficientes y la firma electrónica es clave para agregar certeza a los procesos”. 

La autoridad informó que actualmente las Direcciones de Tecnología y de Datos trabajan en el desarrollo de aplicaciones y sistemas que harán más seguros y ágiles los trámites internos. La herramienta sólo analiza firmas y la integridad digital de un documento, pero “en ninguna circunstancia” puede validar la veracidad del contenido del documento subido. “El software, desarrollado por profesionales de la Universidad, revisa si el proceso de firma está correcto y si el documento no fue modificado después de la rúbrica, pero no almacena ningún documento”, agregó José Miguel Muñoz. Es más, en los Términos y Condiciones de la aplicación se establece que “el portal, no solicita el ingreso de datos personales, no almacena documentos y, aquellos datos que son resultado de la validación, no son guardados. Además, la Universidad de Chile está sujeta a las disposiciones establecidas en la ley 19.628, la cual se refiere a la protección de la privacidad y la vida privada”.

Además, la nueva cédula de identidad digital facilita, mediante una aplicación especial, realizar varios trámites en los servicios públicos y privados. Esta herramienta, después de una serie de desarrollos, podría permitir la integración de los sistemas administrativos, financieros y de control institucionales

En general, ratifica el abogado Inostroza, “los sistemas electrónicos son mucho más eficientes que el papel. Hay estudios recientes del BID que comparan situaciones en papel versus sistemas electrónicos en municipios y logran estimar impactos relevantes en economía y ahorro de tiempo”. 

Además, “los sistemas electrónicos son sinónimos de gestión basada en conocimiento porque pueden tener datos, trazabilidad; los sistemas electrónicos pueden integrar sistemas inteligentes incluso IA, lo cual es otro factor de eficiencia y facilidad para los usuarios”, agrega el ejecutivo de gobierno. 

LA CONVIVENCIA DE DOS MUNDOS

Este cambio del mundo digital al virtual requiere de adaptación y adopción de los nuevos paradigmas. Por ejemplo, hay disparidades en el caso de los documentos que acreditan la propiedad, las características técnicas o el seguro obligatorio de un vehículo. 

Según una investigación breve, algunos permisos de circulación, aunque lo declaran, no contienen firma electrónica avanzada y tampoco los de revisión técnica. El certificado de inscripción en el Registro de Vehículos Motorizados si la posee. 

Con las herramientas tecnológicas actuales de edición y adulteración de los papeles físicos es extremadamente fácil y los fiscalizadores no revisan si un documento firmado y desarrollado en el mundo digital tiene validez. 

La Firma Electrónica Avanzada, entonces, es una herramienta que permite garantizar la integridad de los documentos. “La ley 19.799 dice que ciertos actos, que requieren formalidades establecidas por la ley, deben usar FEA para tener valor de instrumento público. La FEA está disponible por proveedores privados y también del Gobierno para la administración central, GORES y municipios”, comenta José Inostroza, si los organismos del Estado o los privados que emiten certificados públicos no usan este tipo de certificados puede deberse a desconocimiento o limitaciones técnicas u económicas. 

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Por Rodrigo Mundaca Villalobos

VTI pone a disposicion un sistema que analiza la validez de los documentos electrónicos