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16/05/2023
#Opinión: La información al servicio de la universidad
25/05/2023Nueva plataforma permitirá la firma y tramitación de documentos digitales oficialmente.
El TRAMITADOR es el nombre de la nueva aplicación que agiliza la firma de múltiples documentos electrónicos como memorandos, oficios y toda la documentación en formato PDF y que se requiera validar oficialmente. Gracias a este sistema se pueden leer y suscribir documentos desde cualquier lugar, computador o dispositivo conectado a Internet como teléfonos o tablet.
Para el vicerrector de Tecnologías de la Información, Jose Correa, la plataforma es una herramienta de “clase mundial” y es un avance en transformación digital y en el programa Cero Papel de la Universidad y que
agrega herramientas digitales en los procesos internos que contribuyen a la eficiencia en la gestión administrativa. Tenemos que considerar que cada uno de los avances tecnológicos de la universidad tienen impacto tanto en la administración como en la educación y la investigación.
Este tipo de aplicaciones, que permiten firmar desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo, mejoran la coordinación entre las personas de todas las áreas. El TRAMITADOR avisa automáticamente a cada uno de los firmantes que se necesita su participación en un proceso y avisa, también, cuando todos los firmantes participaron en el proceso, comentó Correa.
Y tan importante como todo lo anterior es que el procedimiento ahorra tiempo en la tramitación de cada documento. “El documento ´vive´ en el mundo digital, lo que hace que el tiempo de tramitación sea más rápido ya que no hay tiempos de traslados físicos entre las unidades”, agregó el Vicerrector.
El director de Tecnología, Alvise Bolsi, explicó que con el Tramitador y que las y los usuarios podrán “firmar, revisar, rechazar y ver solicitudes anteriores hechas desde la aplicación y otros sistemas que usan Firma Electrónica Avanzada de la Universidad de Chile". Además, explicó que con el mismo sistema se podrán gestionar las propias firmas de documentos.
La plataforma cumple completamente con la Ley de Firma Digital bajo el alero de las iniciativas “Cero Papel” y permite avanzar con la transformación digital de los procesos internos. Entre los beneficios del uso de la aplicación se destaca la disminución del tiempo de tramitación; la baja de costos, la eliminación del papel y, consecuentemente, el cuidado de los recursos naturales.
EXPERIENCIA PRÁCTICA
Para Susana Rodríguez, jefa de personal de la Facultad de Ciencias Forestales y de la Conservación de la Naturaleza, la firma electrónica fue todo un “descubrimiento”. Antes. comenta, era necesario que las autoridades revisaran las carpetas físicas antes de autorizar con su firma. Ahora, agrega,
tanto el Vicedecano como el Decano valoran mucho la disminución de tiempo y acceso inmediato que pueden tener desde cualquier computador para firmar documentos.
Ella dice que aunque el organismo en el que trabaja es pequeño, existe un alto flujo de documentos que debe cumplir con todos los requisitos y el circuito de firmas.
Es más, por disposición del Vicedecanato de , desde el 8 de mayo “se exige la firma electrónica para todos los requerimientos internos que procesa la unidad de Recursos Humanos” y, por lo mismo se hacía necesario entregar firma electrónica avanzada a todos los funcionarios, lo que el Tramitador resuelve satisfactoriamente, informó Susana Rodríguez.
En cuanto al uso, la Jefa de Personal de la Facultad de CFCN dice que el nuevo tramitador resuelve situaciones que anteriormente no se consideraban como el aviso a los firmantes. Ahora, el mismo programa envía una notificación avisando de que se requiere una autorización, se pueden descargar desde el mismo correo sin tener que ingresar a la plataforma y se puede eliminar documentos que se suben con algún error para que no sigan en el circuitos de firmas, “esto refleja que desde la VTI están en completa sintonía con las necesidades que tenemos los usuarios y las plasman en las nuevas versiones que van generando”.
