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29/04/2020Durante el periodo de cuarentena preventiva ante la emergencia sanitaria, las y los funcionarios de la Universidad de Chile mantienen su compromiso en asegurar la continuidad operacional de los diferentes servicios de la Casa de Bello.
Uno de ellos es asegurar que los procesos administrativos internos mantengan su normalidad y no se vean interrumpidos por el trabajo a distancia. Para ello la Contraloría Universitaria interna ha dispuesto un protocolo de de control de legalidad (*), vigente a contar del 20 de marzo de este año, para los documentos internos que sean indispensables para el funcionamiento de cada servicio.
Así, memorandums y oficios pueden ser firmados de manera física en papel, siempre que el documento sea posteriormente digitalizado y enviado en formato PDF no editable. En caso de no contar con el equipamiento necesario para escanear, existen múltiples alternativas gratuitas para celulares o tablets, que permiten hacerlo.
Si utilizas Android, puedes hacerlo a través de Google Drive. Para acceder, debes abrir la aplicación en tu dispositivo (puedes loguearte con tu cuenta institucional @uchile) y presionar el botón Añadir (+), ubicado abajo a la derecha. Allí puedes seleccionar Escanear y tomar una fotografía del documento que necesitas digitalizar.
La herramienta permite seleccionar el área de escaneado, además de añadir más páginas o repetir el procedimiento si es que algo no se ve bien. Una vez finalizado, debes guardar el documento presionando el botón Listo.
Si tienes iPhone, puedes hacerlo con la aplicación Notas. Tras ingresar a la aplicación debes crear una nota nueva y presionar el icono de la cámara fotográfica. Allí puedes seleccionar Escanear, colocar el documento frente a la cámara del dispositivo y tomar una fotografía de él.
Allí podrás seleccionar el área a escanear, arrastrando y ajustando las esquinas del área resaltada. Puedes añadir tantas páginas como necesites en el archivo y, una vez finalizado, presiona Guardar.
La firma física será considerada como válida, siempre que el documento sea digitalizado y enviado en formato PDF no editable. Además, en estos casos, cada organismo universitario tendrá la obligación de guardar los respaldos físicos de dichos documentos, de manera de demostrar la integridad de los mismos; situación que será controlada en fiscalizaciones futuras.
Siempre se debe tener presente que “dibujar” la firma en el documento digital, o “pegar” una foto de la firma no es un método de validación reconocido por la institución y, en caso de hacerlo, ese documento no será considerado como suscrito ni válido.
La unidad fiscalizadora de la Universidad de Chile ha solicitado que todos los documentos que sean emitidos por las autoridades respectivas y sean enviados a la casilla especialmente habilitada para ello, en formato PDF no editable.
Firma Electrónica Avanzada
Durante los últimos años, la Dirección de Servicios de Tecnologías de la Información y Comunicaciones (DSTI) (https://vti.uchile.cl/) ha trabajado para disponibilizar Firma Electrónica Avanzada para todas aquellas autoridades que requieran emitir documentos institucionales que sean institucionales de la Universidad de Chile o que deban ser presentados ante la Contraloría General de la República.
Sus usuarios principales son las máximas autoridades de la Casa de Bello, como Rector, Prorrector, Vicerrectores, Directores y Subdirectores. Y en facultades, es utilizada por Decanos, Vicedecanos y Directores Económicos.
Ante el actual escenario de distanciamiento social y cuarentena por covid-19, todos ellos ya cuentan con su Firma Electrónica Avanzada habilitada y operativa, en el marco del plan Cero Papel que impulsa DSTI.
Firma Electrónica Avanzada es una herramienta que permite que las principales autoridades universitarias puedan firmar documentos. Este sistema garantiza la identidad de quienes firman mediante un certificado de seguridad y un token, dispositivo similar a un pendrive, que es personal e intransferible.
* Referidos Circular interna Nº2 y Nº3, emitidas por la Contraloría Interna sobre la suscripción de documentos que se ingresan a dicha unidad para control de legalidad.
