DEMRE de la U. de Chile moderniza plataformas de datos abiertos y consulta escolar
08/01/2025- Nueva herramienta de búsqueda para documentos con firma electrónica en la Universidad de Chile. Acceso eficiente y seguro al repositorio de personal de archivos digitales.
El año pasado el firmador.uchile.cl registró un récor de 643.950 documentos rubricados con la Firma Electrónica Avanzada, lo que significa que, en promedio, cada funcionario/a habilitado/a utilizó 380 veces la aplicación.
Todos esos escritos quedaron registrados y resguardados en un repositorio digital que acumula un millón 644 mil archivos desde 2017, pero ¿Qué pasa cuando necesitamos encontrar algiuno uno de esos archivos?. Para eso la Direccción de Tecnología (DIRTEC) de la Vicerrectoría de Tecnologías de la Información (VTI) creó un buscador.
Sí, una herramienta digital diseñada para facilitar el acceso a los documentos electrónicos firmados y emitidos dentro de la Universidad de Chile. El sistema, ofrece un enfoque eficiente y seguro para la gestión de documentos digitales y al cual se puede acceder desde cualquier dispositivo conectado a Internet
La aplicación abarca todos los documentos con firma electrónica que fueron rubricados por el usuario que ingresa con su cuenta uchile y a los documentos en los que solicitó firma de otra persona utilizando el tramitador. Entre los parámetros de búsqueda están el nombre del archivo, texto contenido en el documento, tipo de documento y detalles relacionados con las solicitudes de firma y firmantes involucrados.
El sitio de esta nueva herramienta de transformación digital es https://firmador.uchile.cl/buscadocs/buscador-documentos.
Para facilitar el proceso, el sistema utiliza una busqueda simple y otra avanzada que añade filtros específicos, como rango de fechas, firmantes, solicitantes y tipo de documento, para optimizar los resultados.
Los documentos encontrados pueden visualizarse haciendo clic en un ícono de lupa, el cual también muestra información clave, como nombres de firmantes, hora y fecha de la firma, y entidad proveedora de la firma electrónica. Además, es posible descargar uno o varios documentos seleccionándolos de la lista.
Impacto y Ventajas
“Este buscador representa un avance significativo en la digitalización de procesos administrativos en la Universidad de Chile, reduciendo tiempos de búsqueda y optimizando la gestión de documentos. Además, refuerza el compromiso de la institución con la sostenibilidad, al reducir el uso de papel, y con la transparencia, al garantizar un acceso seguro y centralizado a la información”, comentó José Miguel Muñoz, líder del proyecto.
El “Buscador de Documentos” ya está disponible para toda la comunidad universitaria en el sitio web oficial https://ceropapel.uchile.cl/. Además en el mismo portal están publicadas otras herramientas útiles para el proceso de transformación digital como el “Tramitador de Firmas” para solicitar, firmar y gestionar documentos digitales de forma rápida y simple; el “Validador de Documentos” que permite verificar si un documento electrónico fue firmado en la Universidad de Chile y; el “Analizador de Documentos” para analizar las firmas electrónicas en documentos firmados por la Universidad de Chile o por proveedores externos.
Más información en:
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Por Rodrigo Mundaca Villalobos
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