Firma electrónica y documentos digitales: CUANDO EL CERO SUMA A LA TRANSFORMACIÓN

La firma electrónica y los documentos digitales son un gran salto en la transformación digital, pero también una fuente de ahorro institucional y de cuidado del medio ambiente. 

 

El objetivo inicial del proyecto Cero Papel era reducir el tiempo de tramitación de documentos, pero a ese fin se agregaron múltiples externalidades positivas. No sólo se trata de rapidez en el trabajo, sino que de ahorro en papel y en bodegaje y en beneficios para el medio ambiente. Bastan dos datos para explicar todo: producir una hoja de papel equivale a un gasto de 10 litros de agua y gracias a las aplicaciones tecnológicas la distribución de los archivos es instantánea. 

El primer hito del proceso de transformación ocurrió en 2017 cuando la Universidad de Chile firmó un acuerdo con la Secretaría General de la Presidencia para el uso de la plataforma de Firma Electrónica del Estado para el desarrollo de aplicaciones para la tramitación de documentos y reducir el uso de papel en la gestión administrativa, disminuyendo los costos y los tiempos de espera asociados al traslado de los archivos.

Para posibilitar este cambio, la Vicerrectoría de Tecnologías de la Información desarrolló la aplicación “El Firmador” que usa la firma electrónica del Estado y que permite rubricar y tramitar digitalmente todos los documentos oficiales internos y externos sin necesidad de imprimirlos. 

“La Transformación digital no se trata de un gran salto, sino  que de pequeños pasos que van transformando los procesos en las organizaciones. La tecnología es una herramienta para el cambio y no el objetivo final”, comentó el vicerrector de Tecnologías de la Información, José Correa. 

Actualmente, en la Universidad de Chile se firman electrónicamente unos 62.800 documentos, entre cartas, oficios y decretos. Son poco más de mil habilitados con firma electrónica avanzada quienes en un año validan con su rúbrica cerca de 683 mil escritos oficiales.

“La firma es el cierre oficial de una serie de procesos administrativos”, comenta Alvise Bolsi, director de Tecnologías de la VTI. El tramitador de firmas, entonces,  es un sistema que permite a los usuarios habilitados solicitar, firmar y autogestionar sus documentos digitales de forma rápida y simple; está disponible para todos los miembros de la comunidad universitaria, así como para los usuarios externos que requieran firmar documentos de la Universidad. La aplicación funciona bajo los mismos conceptos de un escritorio, con bandeja de entrada y salida y además, certifica la fecha y hora exacta en que se reciben y se firman los textos.

 “La aplicación El Firmador es una herramienta modular diseñada para que pueda ser integrada a gestores de documentos y a las funcionalidades que sean necesarias”, agrega Bolsi. A diferencia de un gestor de firma comercial, la plataforma de la universidad está disponible desde cualquier lugar. “Es ubicua y no necesita de token especiales o certificados ingresados en un computador específico. Es más, para firmar un documento lo único que se necesita es un smartphone y conexión a internet”, explica Alvise Bolsi. 

La plataforma cumple con todos los requisitos de la Ley 19.799, “Sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma”. “Al mismo tiempo se provee mayor seguridad porque usa un sistema de doble clave y el documento firmado electrónicamente no puede ser modificado o alterado digitalmente. Además, en concordancia con la ley otorga principios básicos de autenticación, integridad, no repudio en origen y permite realizar trazabilidad”, agrega Bolsi..

La prorrectora y Doctora en Economía Alejandra Mizala pone el acento en “que ha sido un paso muy importante, no solo por las implicancias desde el punto de vista de la sustentabilidad y la disminución del uso de papel, sino porque además es más segura al garantizar la autenticidad e integridad de los documentos y permite gestionar eficientemente los documentos”.

Gracias a la firma electrónica avanzada, la Universidad de Chile es pionera en el desarrollo del Diploma Electrónico que es un documento más seguro, portátil, inviolable e inmodificable y que puede ser reconocido a nivel local y en el extranjero. Además, la Oficina de Títulos y Grados entrega 22 diferentes tipos de certificados electrónicos desde su sitio web.

En el caso de la Universidad, quienes estén autorizados por sus jefaturas pueden obtener una firma digital. Eso sí, las personas deben ser enroladas por un ministro de fe. El proceso es relativamente sencillo, se debe generar un correo electrónico a la casilla mesadeayuda@u.uchile.cl, indicando en el asunto “Solicitud de firma electrónica avanzada”, y agregar el nombre completo, RUT, correo, cargo y repartición.

 

EXTERNALIDADES POSITIVAS

 

Según datos obtenidos en la Dirección Económica y Administrativa Central es posible afirmar que el consumo en materiales de oficina, particularmente en compra de resmas de papel tamaño oficio y carta, se redujo considerablemente.  Por ejemplo, en el año 2015 la Vicerrectoría de Asuntos Económica y Gestión Institucional tenía asignado un presupuesto, en este ítem, de 32 millones de pesos, mientras que en 2023 ese monto disminuyó a 20 millones aproximadamente, comenta Paulina Álvarez, Jefa de la Unidad de Tesorería – DEAC de la Universidad de Chile. 

Con el propósito de comparar las cifras y considerando la actualización de los montos en base a la variación del IPC entre los períodos en cuestión,  el valor ajustado del año 2015 corresponde a 45 millones.  En consecuencia, el ahorro en papel asciende a 25 millones de pesos, más del 50% del presupuesto antes de la firma digital.

Si consideramos que una caja con 10 resmas de papel carta puede tener un precio en el mercado de 45 mil pesos, con los 25 millones mencionados más arriba se habrían comprado 555 cajas de hojas de papel tamaño carta. Las cajas, una sobre otra, tendrían una altura de 240 metros, equivalentes a 4 Torres de Servicios Centrales. Son 17 metros cúbicos de papel que si se hubieran convertido en documentos oficiales deberían ser resguardados en lugares seguros con el costo correspondiente.

La suma de beneficios continúa. Las papeleras necesitan un árbol de 13 años y 80 mil litros de agua para producir 16 resmas. Esas 555 cajas que ya no se compran en la universidad equivalen a 5500 resmas o a 343 árboles que siguen en pie.