Universidades en todo el mundo comienzan a adaptar sus procesos ante el fin de la política de almacenamiento ilimitado de Google

Ninguna cuenta de Google  Workspace for Educations dispondrá de almacenamiento ilimitado.

La medida que termina con el almacenamiento ilimitado fue anunciada el año pasado por Google e impacta en Universidades de todo el mundo, porque cambia la política inicial de la compañía en relación con los centros de educación superior. La empresa comenzó a ofrecer planes, pero con capacidad limitada. Se estima que la nueva capacidad de almacenamiento será de 15Gb, equivalente al de una cuenta personal gratuita. 

Esta historia comenzó el año pasado, cuando Google informó que la licencia G Suite For Education cambió de nombre a Google Workspace for Education. Junto con el cambio de denominación, la compañía presentó su nueva política global de almacenamiento.

¿Cuál era el tema principal de este anuncio?  La restricción del almacenamiento a contar del julio de 2022.  

Ante esa información, lo primero que hicieron las Universidades fue comenzar una campaña de comunicación para destacar el cambio en la Política de la empresa tecnológica. El primer mensaje fue simple “revisa tu actual almacenamiento en la nube mediante este link https://drive.google.com/settings/storage y borra cualquier archivo innecesario, obsoleto o duplicado desde Drive y el correo electrónico. Drive es el sistema de almacenamiento en la nube, similar a un disco duro virtual. Ambos sistemas -correo y drive- constituyen una sola unidad que acumula los documentos y datos.

Lo primero que tenían que hacer las y los usuarios era identificar los correos realmente necesarios y almacenarlos. Muchos correos contienen notificaciones de reuniones, avisos de eventos, publicidad y que sólo son utilizados en una única oportunidad. La bandeja de entrada de la aplicación de correos contiene datos sobre fecha y tamaño de los documentos adjuntados. Para clasificarlos se pueden usar las herramientas descritas en el siguiente enlace:  https://soporte.uchile.cl/articulo/buscar-correo-por-tamano-fecha/

Después de hacer la selección evaluar cuáles son los archivos necesarios y guardarlos y borrar el resto.  También puedes almacenarlos en el disco local, pero es necesario recordar que cualquier lugar virtual o físico para el almacenamiento es limitado. Para hacerlo, Google entrega la herramienta https://takeout.google.com/ que permite descargar las imágenes, videos y documentos de cualquier tipo.

Se estima que la nueva capacidad de almacenamiento será de 15Gb, equivalente al de una cuenta personal gratuita. 

La transformación digital implica un cambio de hábitos. Si antes el papel era la forma usual de transferir información, hoy son documentos digitales, reales y válidos legalmente. De igual modo ya no es necesario compartir el archivo sino que basta con traspasar la ubicación o url del documento. Ese montón de unos y ceros, codificados y empaquetados 

Para resolver dudas, sobre puedes acceder a https://vti.uchile.cl/almacenamiento/